Los grandes inventos: Ofimática
Fax
La transmisión facsímil (fax) se realiza
con ayuda de equipos capaces de transmitir información gráfica a través de una
línea telefónica normal. Una vez marcado el número del fax y establecida la
conexión telefónica, los documentos se introducen en la máquina que emplea
entre uno y seis minutos en explorar y convertir la información en impulsos
eléctricos. Estos impulsos viajan por las líneas telefónicas y el equipo
receptor convierte los impulsos de nuevo a texto, produciendo una copia, o
facsímil, del documento en el equipo emisor. Sobre todo en el entorno de las
transacciones comerciales de carácter urgente, la comunicación por fax se
convirtió en una alternativa al correo urgente, ya que es más rápido y por lo
general más económico; sin embargo, cada vez se utiliza en mayor grado el
correo electrónico, que resulta más rápido y barato que el fax.
Ofimática, equipamiento que se
utiliza para generar, almacenar, procesar o comunicar información en un entorno
de oficina. Esta información se puede generar, copiar y transmitir de forma
manual, eléctrica o electrónica.
Contestador automático
Los contestadores automáticos cada vez
se utilizan más con el fin de no perder las llamadas importantes. El
contestador se conecta a la toma del teléfono; responde con un mensaje grabado
con anterioridad y registra a continuación el mensaje del comunicante para su
posterior reproducción.
El rápido crecimiento del sector
servicios dentro de la economía, iniciado a mediados de la década de 1970, ha
creado un nuevo mercado de equipos de oficina de tecnología avanzada. La
creciente incorporación de microchips y microcircuitos a los equipos ha
difuminado la frontera entre el ordenador o computadora y el resto de la
maquinaria. Todas las máquinas de oficina modernas (máquinas de escribir,
dictáfonos, fotocopiadoras, equipos telefónicos y calculadoras, entre otras)
contienen un microprocesador.
Ofimática
La aparición del ordenador o computadora
supuso una revolución para la maquinaria de oficina, ya que tales equipos
proporcionaron una forma instantánea de comunicación e intercambio de
información entre usuarios, recursos y dispositivos. Los rápidos avances
tecnológicos han perfeccionado los sistemas informáticos y han supuesto una
reducción en los precios, lo que a su vez ha fomentado el aumento de inversión
de las empresas en tales equipos.
En la actualidad, los
ordenadores (independientes o conectados a una red) equipados con programas
especializados realizan tareas de telecopia, fax, correo de voz o
telecomunicaciones, que anteriormente eran realizadas por otros equipos. Las
computadoras, además de haber sustituido prácticamente a las máquinas de
escribir, a las calculadoras y a los equipos de contabilidad manual, realizan
también tareas de diseño gráfico, de planificación, de producción y de diseño
de ingeniería (véase CAD/CAM).
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2
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PREPARACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
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Los documentos de oficina
son, generalmente, registros producidos mecánica o electrónicamente (por
ejemplo, cartas, hojas de cálculo, informes y facturas). Se realizan en equipos
tales como máquinas de escribir, procesadores de texto y computadoras, y se
pueden guardar en papel o en soporte electrónico.
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2.1
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Máquinas de escribir
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La máquina de escribir
manual, que se empezó a utilizar en 1870, ha desaparecido prácticamente de la
oficina moderna, siendo sustituida por la máquina eléctrica o electrónica, el
procesador de textos específico y los programas de tratamiento de textos para
computadoras. La máquina de escribir eléctrica utiliza caracteres metálicos
moldeados individualmente o una bola giratoria con caracteres en relieve que
golpean sobre una hoja de papel a través de una cinta tintada, produciendo la
estampación del carácter sobre el papel. Muchas máquinas de escribir tienen un
segmento de cinta independiente que elimina la impresión del papel y permite
así al usuario borrar texto.
Las máquinas de escribir
eléctricas han sido sustituidas, a su vez, por máquinas electrónicas equipadas
con una memoria interna capaz de almacenar desde un par de líneas de texto
hasta más de 40.000 caracteres. Esta capacidad de memoria permite al usuario,
por ejemplo, hacer copias de una misma carta con diferentes direcciones. Las
máquinas electrónicas son un híbrido entre las máquinas de escribir eléctricas
y los ordenadores. Al disponer de un microprocesador, permiten al usuario
centrar cabeceras, alinear números decimales en tablas numéricas y detectar
palabras que no se encuentran en el diccionario de ortografía. La mayoría de
las máquinas electrónicas también permiten visualizar el texto en una pequeña
pantalla de cristal líquido antes de su impresión.
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2.2
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Procesadores de textos
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A principios de la década
de 1980 aparecieron los procesadores de textos, es decir, computadoras
diseñadas exclusivamente para el tratamiento de textos. Los procesadores de
textos específicos, al igual que el software de tratamiento de textos de
los ordenadores personales, presentan muchas funciones de edición que facilitan
el manejo del texto, como la capacidad de insertar texto en cualquier punto de
un documento, de borrar, de cortar y pegar texto (mover bloques de texto a otro
punto) y de buscar y sustituir partes del mismo. Estas funciones permiten al
usuario realizar múltiples cambios en un documento sin necesidad de tener que
reescribirlo. Además, el software de tratamiento de textos incorpora una
función de composición de tipos de letra y otra de diseño de página que permite
al usuario trazar electrónicamente la página que va a imprimir, dando paso a la
actividad de oficina conocida como autoedición.
El texto editado por el
procesador de textos se almacena en un disco magnético o similar para su uso
posterior, o se envía a una impresora para producir un documento en papel
(copia impresa).
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2.3
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Computadoras u ordenadores
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Durante la primera mitad
del siglo XX, las tareas financieras y de contabilidad se realizaban
manualmente o con máquinas contables, de facturación, de tabulación o
similares. Hacia 1950, estas máquinas fueron sustituidas por mainframes, costosas
máquinas de gran tamaño y alta velocidad que requerían operadores especiales y
una instalación de aire acondicionado para evitar recalentamientos. Estas
máquinas, que ya sólo se utilizan en grandes empresas que necesitan procesar
gran volumen de datos, trabajaban en tiempo compartido, es decir, varias
empresas utilizaban un mismo mainframe y se repartían el coste del equipo. Esto
garantizaba la máxima rentabilidad de éste.
Los mainframes con terminales
remotos y monitor propio, que permitían el acceso simultáneo de muchos
usuarios, aparecieron a mediados de la década de 1960. Sin embargo, con la
aparición del miniordenador (más pequeño y menos complejo) se pudo disponer de
una alternativa mucho más económica. Su fabricación fue posible gracias al
transistor y a la microelectrónica. Estas máquinas, que se empezaron a utilizar
en las empresas en la década de 1960, se introdujeron ampliamente en el
comercio y en la administración.
Las computadoras de sobremesa
son cada vez más asequibles como resultado de la adopción de la arquitectura
PC, introducida en 1981. Aunque ya prácticamente todos los empleados disponen
de su PC, resulta más rentable compartir ficheros y periféricos, como impresora
y escáner. A finales de la década de 1980 y principios de la de 1990, muchas
empresas decidieron conectar sus PCs a una red para formar un sistema uniforme.
Actualmente esto es una práctica común.
La red de área local (LAN)
surgió como respuesta a la necesidad de disponer de un sistema estandarizado
para conectar las computadoras de una empresa. El método de conexión más
habitual es la unión por cable de cada computadora a la red, aunque también se
pueden conectar vía rayos infrarrojos, ondas de radiofrecuencia y por medio del
sistema de cableado eléctrico de los edificios. Cuando las computadoras no se
encuentran próximas físicamente, la conexión a una red de área amplia (WAN) se
puede realizar por vía telefónica, por microondas o a través de un satélite de
comunicaciones.
La necesidad de conectar
las computadoras entre sí ha impuesto la utilización del dispositivo periférico
denominado módem. El módem permite a dos o más computadoras comunicarse por
teléfono para, entre otros servicios, acceder a una base de datos, transferir
ficheros y enviar o recibir correo electrónico. Las velocidades de transmisión
con este tipo de equipo eran al principio relativamente bajas (300 baudios o
bits por segundo). En la actualidad, un módem puede operar a velocidades de
56.000 baudios, utilizando la red de telefonía básica, de 256.000 en redes RDSI
y hasta de 2 millones de baudios si la red es de tipo ADSL; además, pueden
disponer de funciones de detección de errores y compresión de datos.
El escáner permite introducir
directamente en una computadora texto impreso o gráficos. Para leer el texto,
primero hay que utilizar un software de reconocimiento óptico de
caracteres (OCR), que convierte electrónicamente los documentos impresos en
ficheros legibles por la computadora. El escáner evita tener que escribir el
texto impreso para introducirlo en la computadora.
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2.4
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Dictáfonos
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Los dictáfonos utilizan un
micrófono y un dispositivo de grabación/reproducción para introducir voz
electrónicamente, con el fin de almacenarla en una cinta u otro medio magnético
para que después un mecanógrafo transcriba el mensaje. El equipo suele incluir
un dispositivo que se acciona con el pie y que permite al mecanógrafo parar,
retroceder, avanzar o escuchar una cinta, quedando así sus manos libres para
escribir en el teclado.
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3
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REPRODUCCIÓN Y ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS
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Las máquinas de oficina
para reproducir documentos en toda su integridad se denominan multicopistas y
están diseñadas para hacer copias. Las empresas siguen almacenando sus
documentos en papel en archivos, aunque gran parte de éstos se almacenan ya
electrónicamente o en película.
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3.1
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Multicopistas e impresoras
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Las multicopistas modernas
suelen ser dispositivos electrostáticos que crean imágenes por medio de cargas
eléctricas y partículas de tinta en polvo o tóner. En el proceso
electrofotográfico, el método más habitual de fotocopiado, se induce
electrostáticamente la imagen especular de una página impresa sobre un cilindro
de metal, desde donde se transfiere a una hoja de papel en blanco. Las
velocidades de copiado oscilan entre un par de páginas por minuto y más de 1,5
páginas por segundo. Los equipos modernos cuentan con alimentadores,
clasificadoras y grapadoras automáticas. Hay máquinas que permiten copiar
automáticamente ambas caras de un documento, reducir o aumentar la imagen y
reproducir documentos en color.
Algunas multicopistas, en lugar de
basarse en tecnología electrostática, lo hacen en la litografía por offset
y utilizan un cliché especial para producir copias. La impresión offset
con prensas pequeñas es el proceso de impresión dominante en las oficinas
modernas, sobre todo en las grandes organizaciones que disponen de un
departamento central de publicaciones con personal especializado.
Otros procesos utilizados antiguamente
para hacer copias incluían la duplicación alcohólica, la duplicación mediante
matriz o el proceso diazoico. En la primera, un cliché con el texto entintado
se humedecía con una solución alcohólica para que fuese soltando la tinta grasa
y la cediese a las hojas de papel en blanco; este proceso se repetía
rápidamente para imprimir muchas copias. En la multicopista mediante matriz se
creaba un cliché de papel perforado, similar a una plantilla, al teclear o
eliminar de otra forma una capa tintada impermeable sobre un tejido fibroso; el
cliché se sujetaba al rodillo entintador, que soltaba tinta a través de las
perforaciones hasta el papel. El proceso diazoico, que utiliza papel sensible
al amoníaco, todavía se emplea en algunas empresas de ingeniería y estudios de
arquitectura para reproducir gráficos en formatos de papel grandes.
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3.2
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Impresoras conectadas a computadoras
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Impresora láser
En una impresora láser, la elevada
densidad de impresión de los puntos permite considerar que los trazos de sus
caracteres son continuos. Su velocidad, alta resolución y su funcionamiento
silencioso son sus principales características.
En las oficinas se reproduce
un gran volumen de papel por medio de las impresoras conectadas a las
computadoras. Entre las primeras impresoras utilizadas con PCs en el entorno de
oficina se encontraban las impresoras de margarita y las de dedal, así
denominadas por la forma de sus cabezas de impresión. A pesar de que su calidad
de impresión era comparable a la de las máquinas de escribir, resultaban lentas
y permitían reproducir texto, pero no gráficos. Más tarde fueron sustituidas
por impresoras matriciales de puntos, de chorro de tinta y láser. La impresora matricial
de puntos presenta un cabezal de 9 o 24 agujas que, al golpear el papel a
través de una cinta, crea dibujos de puntos que forman letras y números en
múltiples fuentes y tamaños. La impresora de chorro de tinta, que supone un
avance frente a la matricial de puntos, proporciona una resolución alta (cuanto
más alta es la resolución, mejor es la calidad de impresión) y un
funcionamiento silencioso. La impresora láser, que es el último gran avance,
utiliza una tecnología similar a la de una fotocopiadora, ofrece velocidad, una
alta resolución de más de 1.000 puntos por pulgada y un funcionamiento
silencioso, que la hacen prácticamente imprescindible en los procesos de
autoedición.
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3.3
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Microfilm y microfichas
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A pesar de que los documentos
que se generan por computadora se suelen almacenar como ficheros en cinta
magnética o disco, tanto estos documentos como los de papel se pueden almacenar
también en microfilm o en microfichas. El espacio que para ello se necesita es
muy reducido y el manejo y la recuperación se simplifican cuando se utiliza el
microfilmado, pues reduce fotográficamente las imágenes y crea transparencias
en miniatura que se pueden ampliar para su lectura o impresión.
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4
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COMUNICACIONES
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Con el fax, precursor del
correo electrónico, las áreas claras y oscuras de un texto o de un gráfico se
digitalizan, es decir, se convierten en una serie de impulsos eléctricos según
un código digital. Al llegar al destinatario, la señal se reconstruye y crea
una copia de la información enviada. Ciertos tipos de fax permiten enviar
imágenes de microfilm que, a su llegada al destinatario, se reconstruyen para
dar un microfilm o una copia en papel.
El télex, sistema de intercambio
de teleimpresión de marcación directa, y el TWX (Teletypewriter Exchange)
son dos ejemplos de aplicación de la tecnología del correo electrónico. En
Estados Unidos el TWX se utiliza normalmente para la transmisión interna de
mensajes y el télex para la transmisión internacional. En ambos casos se
introduce un mensaje en un terminal tipo máquina de escribir para su envío a
través de una red de líneas telegráficas a un receptor compatible. El receptor
imprime en papel el mensaje recibido sin necesidad de operador. Algunos
procesadores de textos también pueden preparar mensajes para enviarlos a
terminales TWX o télex o a otros procesadores de texto. Los sistemas de correo
electrónico basados en computadoras son una alternativa a las comunicaciones
telefónicas o al correo interno convencional de oficina.
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4.1
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Correo electrónico (E-mail)
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El correo electrónico se ha
convertido en un elemento imprescindible en las redes de comunicación de la
mayoría de las oficinas modernas. Permite transmitir datos y mensajes de una
computadora a otra a través de la línea telefónica, de conexión por microondas,
de satélites de comunicación o de otro equipo de telecomunicaciones, y mandar
un mismo mensaje a varias direcciones. El correo electrónico se puede enviar a
través de la red de área local (LAN) de la empresa o a través de una red de
comunicación nacional o internacional. Los servicios de correo electrónico
utilizan una computadora central para almacenar los mensajes y datos y
enviarlos a su destino. El usuario de un PC que desee enviar y recibir mensajes
escritos o hablados sólo necesita suscribirse a una red de correo electrónico
pública, actualmente conectarse a Internet, y disponer de un módem y un
teléfono. Dado el enorme volumen de correo electrónico potencial que se puede
generar, se han desarrollado sistemas capaces de particularizar el correo para
cada usuario.
El correo de voz, que
es un tipo especial de sistema de correo electrónico, utiliza una tecnología
relativamente simple en una computadora para registrar, almacenar, recuperar y
enviar mensajes telefónicos. Se denomina correo de voz porque los mensajes se
graban y se almacenan en un buzón de voz. El teléfono actúa como una
computadora, pero la información, en lugar de visualizarse en una pantalla, es
leída utilizando un vocabulario de voz pregrabada. Los sistemas están basados
en chips y en software informático específico para convertir la voz
humana en bits de código digital. Estas voces digitalizadas se almacenan en
discos magnéticos y pueden recuperarse instantáneamente. El usuario puede
escuchar cualquier mensaje, dejar mensajes en un buzón de voz o acceder a
enormes bases de datos.
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4.2
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Teleconmutación
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Las conexiones electrónicas
entre el personal de una oficina moderna pueden ser ampliadas más allá de los
límites de la oficina, hasta llegar a personas que trabajan en casa o en otras
sucursales de la empresa. Este hecho ha supuesto un gran incremento de la
teleconmutación.
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5
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OTROS AVANCES DE AUTOMATIZACIÓN
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Aunque todavía se siguen
utilizando algunos equipos puramente mecánicos, los modelos más avanzados de
muchas máquinas ya contienen componentes electrónicos. Estos dispositivos
incluyen equipos para manejar el correo (como franqueadoras, básculas, máquinas
para abrir, doblar e introducir las cartas en sus sobres), equipos de
direccionamiento automático, sistemas de mensajería vocal, cortadoras,
encuadernadoras y grapadoras de papel, cronógrafos y equipos para el manejo de
monedas (clasificar, contar, envolver…).
Las calculadoras electrónicas,
tanto portátiles como de sobremesa, han sustituido prácticamente a las máquinas
antiguas puramente mecánicas. Disponen de una CPU e incorporan una pantalla de
cristal líquido, un teclado y, en algunos modelos, una función de impresión en
papel. Las calculadoras diseñadas para tareas estadísticas, de ingeniería y
científicas están programadas para realizar secuencias predeterminadas de
operaciones matemáticas de forma automática.
La automatización ha alcanzado
a las máquinas del sector comercial y científico. A finales de la década de
1980, en las grandes oficinas se utilizaban máquinas para despachar correo
totalmente automatizadas. Los primeros robots utilizaban cuatro sistemas
diferentes de sensores simultáneos: cámaras de vídeo, sensores de ultrasonido,
sensores de infrarrojos y guía por inercia. Algunos robots van guiados por
cables magnéticos ocultos en el suelo. Otros se desplazan 30 m a lo largo
de un camino guía casi invisible trazado en el suelo, controlado por sensores
fotoeléctricos y que contiene las paradas y otros comandos codificados. Esta
nueva tecnología aumenta la eficacia del servicio de correo y evita la recogida
y redistribución centralizada.
